Mencatat Booking Homestay: dari Buku Tulis ke Aplikasi
Tim Wico,
Di banyak homestay dan guesthouse, booking dicatat di buku tulis di meja depan, di catatan HP pemilik, atau di riwayat chat WhatsApp. Selama tamunya sedikit, cara itu berjalan. Masalah mulai muncul saat musim ramai: dua tamu memesan kamar yang sama di malam yang sama, DP yang sudah dibayar tidak tercatat, atau tamu datang tetapi tidak ada yang ingat pesanannya.
Kenapa booking sering kacau
Penyebabnya hampir selalu sama: catatan tersebar di beberapa tempat. Sebagian booking ada di buku, sebagian di WhatsApp pemilik, sebagian di WhatsApp anak atau karyawan yang ikut membalas, dan sebagian lagi dari OTA. Tidak ada satu tempat yang menjawab pertanyaan paling penting: kamar mana yang masih kosong pada tanggal ini?
Akibatnya:
- Kamar yang sama dijanjikan ke dua tamu.
- Tamu mengaku sudah transfer DP, tetapi tidak ada yang mencatat.
- Tamu datang tanpa diberi tahu arah atau jam check-in, karena lupa dikonfirmasi.
- Di akhir bulan sulit menghitung berapa malam kamar terisi dan berapa uang yang masuk.
Kolom yang wajib dicatat untuk setiap booking
Apa pun alatnya, setiap booking sebaiknya punya data berikut:
| Kolom | Contoh |
|---|---|
| Nama tamu | Ibu Sari |
| Nomor WhatsApp | 0812… |
| Kamar | Kamar 2 (menghadap danau) |
| Tanggal check-in dan check-out | 20–22 Desember |
| Jumlah tamu | 2 dewasa, 1 anak |
| Harga total | harga per malam × jumlah malam |
| DP dan tanggal bayar | jumlah DP, tanggal transfer, ke rekening mana |
| Sisa pembayaran | dibayar saat check-in |
| Sumber booking | WhatsApp langsung, Google Maps, OTA, tamu lama, TobaStay |
| Status | menunggu DP, terkonfirmasi, batal, selesai |
Kolom sumber booking sering dilupakan, padahal dari situ Anda tahu saluran mana yang paling banyak mendatangkan tamu.
Tahap 1: buku tulis yang benar
Jika masih memakai buku, ubah cara menulisnya. Jangan menulis booking berurutan seperti buku harian. Buat kalender kamar: satu halaman per bulan, baris untuk tanggal, kolom untuk setiap kamar. Setiap booking ditulis sebagai blok yang mengisi kotak-kotak tanggalnya.
Dengan format ini, kamar kosong langsung terlihat, dan booking ganda hampir mustahil terjadi selama semua booking ditulis di buku yang sama. Itu aturan utamanya: hanya satu buku, dan siapa pun yang menerima booking wajib menuliskannya di sana.
Kelemahannya: buku hanya ada di satu tempat. Pemilik yang sedang di Medan atau di kota lain tidak bisa melihatnya.
Tahap 2: Excel atau Google Sheets
Spreadsheet di Google Sheets menyelesaikan masalah lokasi: pemilik, keluarga, dan karyawan bisa membuka file yang sama dari HP masing-masing.
Susunan yang praktis:
- Sheet Booking, satu baris per booking, berisi kolom-kolom di atas.
- Sheet Kalender, dengan tanggal di baris dan kamar di kolom, diisi nama tamu.
- Sheet Rekap bulanan, berisi jumlah malam terisi per kamar dan total uang masuk.
Beri warna untuk status: kuning untuk menunggu DP, hijau untuk terkonfirmasi, abu-abu untuk batal. Atur hak akses: hanya orang tertentu yang boleh mengubah.
Kelemahannya: spreadsheet tidak memeriksa apa pun. Jika dua orang mengisi kamar yang sama di tanggal yang sama, spreadsheet tidak akan menolak. Konfirmasi ke tamu dan pengingat pembayaran juga tetap dikirim manual satu per satu.
Tahap 3: aplikasi pengelola penginapan
Aplikasi mulai masuk akal saat salah satu tanda ini muncul:
- booking ganda sudah pernah terjadi lebih dari sekali,
- lebih dari satu orang menerima booking,
- pemilik sering mengelola dari jauh,
- waktu untuk membalas chat, mengingatkan DP, dan mengirim arah lokasi sudah terasa berat.
Aplikasi yang baik untuk penginapan kecil biasanya menyediakan:
- cek ketersediaan kamar sebelum booking dicatat, sehingga kamar yang sama tidak bisa dipesan dua kali,
- pencatatan DP dan sisa pembayaran per booking,
- konfirmasi dan pengingat otomatis ke tamu lewat WhatsApp,
- pencatatan tamu walk-in yang datang tanpa pesan,
- rekap bulanan berisi malam terisi, pendapatan, dan sumber tamu.
Yang perlu diperhatikan saat memilih: apakah aplikasinya bisa dipakai dari HP, apakah tamu tetap bisa menghubungi Anda lewat WhatsApp seperti biasa, dan apakah biayanya tetap (langganan) atau berupa komisi per booking.
Mulai dari mana?
Jangan langsung lompat ke aplikasi jika catatan saat ini masih tersebar. Langkah pertama selalu sama: satukan semua booking di satu tempat dan biasakan semua orang menulis di sana. Setelah kebiasaan itu terbentuk, pindah ke alat yang lebih baik jauh lebih mudah.
Tentang TobaStay App
Tim TobaStay sedang membangun TobaStay App, aplikasi untuk pemilik homestay dan hotel kecil di Danau Toba yang berfokus pada pencatatan booking, DP, dan konfirmasi lewat WhatsApp. Aplikasi ini belum tersedia. Sambil menunggu, pemilik penginapan sudah bisa mendaftarkan penginapannya di tobastay.com secara gratis agar wisatawan bisa menghubungi langsung lewat WhatsApp.