Absensi Satpam dengan GPS dan Selfie: Cara Kerja dan Persiapan untuk BUJP
Tim Wico,
Absensi satpam berbeda dari absensi karyawan kantor. Satpam bekerja bergiliran siang dan malam, sering dengan shift 12 jam, tersebar di banyak lokasi klien, dan harus segera digantikan jika berhalangan. Mesin fingerprint di setiap pos mahal dan merepotkan, sementara foto di grup WhatsApp mudah diakali.
Masalah absensi satpam yang paling sering terjadi
- Satu orang bisa menitipkan absen untuk rekannya yang belum datang, cukup dengan tanda tangan di buku absen atau foto di grup.
- Foto bisa dikirim dari rumah atau dari warung dekat pos, dan sulit dibedakan dari foto di lokasi.
- Saat satpam shift berikutnya terlambat atau tidak datang, supervisor sering baru tahu setelah pos terlanjur kosong.
- Setiap bulan admin menghitung kehadiran, keterlambatan, dan lembur dari banyak lokasi secara manual, dan kesalahan hitung memicu komplain gaji.
Cara kerja absensi dengan GPS dan selfie
Area lokasi kerja
Setiap lokasi klien diberi area di peta: bisa berupa radius dari titik pos, atau batas area yang digambar mengikuti bentuk lokasi. Absen masuk dan pulang hanya diterima jika HP satpam berada di dalam area itu. Absen dari rumah atau dari tempat lain otomatis ditolak.
Foto selfie di setiap absen
Setiap absen disertai foto selfie yang tersimpan bersama jam dan lokasi. Supervisor bisa memeriksanya kapan saja, sehingga titip absen mudah ketahuan.
Penolakan Fake GPS
Aplikasi pemalsu lokasi (Fake GPS) bisa dipasang di HP Android mana pun dalam hitungan menit. Tanpa pemeriksaan ini, verifikasi area tidak ada artinya: satpam cukup “memindahkan” HP-nya ke pos dari mana saja. Karena itu, sistem absensi harus mendeteksi lokasi yang berasal dari aplikasi semacam itu dan menolaknya, dengan pesan yang jelas meminta aplikasi tersebut dimatikan.
Dicocokkan dengan jadwal shift
Absen yang sah lalu dicocokkan dengan jadwal shift yang berlaku. Dari situ sistem tahu siapa yang hadir tepat waktu, siapa yang terlambat, dan siapa yang belum datang. Shift malam yang melewati tengah malam tetap dihitung sebagai satu shift, dan jam shift mengikuti zona waktu lokasinya (WIB, WITA, atau WIT).
Peringatan satpam belum absen
Saat satpam yang terjadwal belum absen setelah shift dimulai, supervisor mendapat notifikasi. Pengganti bisa segera dikirim, sehingga pos tidak lama kosong dan klien tidak perlu menelepon untuk mengeluh.
Apa yang perlu disiapkan BUJP
1. HP Android untuk satpam
Satpam absen dari aplikasi Android, bisa di HP pribadi atau HP yang disediakan di pos jaga. Untuk HP pos yang dipakai bergantian, pastikan setiap satpam masuk dengan akunnya sendiri.
2. Koneksi internet di lokasi
Lokasi dan selfie diperiksa saat itu juga, jadi absen membutuhkan koneksi internet. Cek sinyal di setiap pos sebelum mulai, terutama pos di basement atau area terpencil. Bila sinyal lemah, pertimbangkan Wi-Fi di pos jaga.
3. Data lokasi dan area
Siapkan alamat dan titik pos setiap lokasi klien. Tentukan apakah area cukup berupa radius dari pos, atau perlu digambar mengikuti batas lokasi, misalnya untuk kawasan pabrik atau perumahan yang luas.
4. Template shift dan roster
Tuliskan pola kerja yang benar-benar berlaku: tiga shift delapan jam, dua shift dua belas jam, atau kombinasi berbeda per lokasi. Dari template itu, roster per lokasi disusun, termasuk satpam pengganti yang bisa dijadwalkan di luar lokasi tugas sehari-harinya.
5. Aturan yang disosialisasikan
Jelaskan ke satpam kapan absen masuk dan pulang, apa yang terjadi jika terlambat, dan bagaimana mengajukan cuti atau izin. Aturan yang jelas mengurangi gesekan di minggu-minggu pertama.
Rekap kehadiran untuk klien dan penggajian
Setelah absensi berjalan, rekap tidak lagi dihitung manual. Untuk setiap personel tercatat jumlah shift terjadwal, hadir, terlambat, tidak hadir, jam kerja, dan jam lembur. Rekap bisa disaring per lokasi atau per klien, lalu diekspor ke Excel.
Rekap per klien sangat berguna untuk tagihan: hanya shift di lokasi klien itu yang dihitung, sehingga laporan kehadiran yang dikirim ke klien sesuai dengan pos yang mereka bayar. File Excel yang sama juga bisa dipakai bagian keuangan sebagai bahan perhitungan gaji dan lembur.
Buku absen dibandingkan absensi GPS
| Aspek | Buku absen / foto di grup | Absensi GPS dan selfie |
|---|---|---|
| Bukti kehadiran | Tanda tangan atau foto | Jam, lokasi GPS, dan selfie |
| Absen dari luar lokasi | Sulit dideteksi | Ditolak di luar area lokasi kerja |
| Fake GPS | Tidak relevan, tapi foto bisa diakali | Lokasi palsu ditolak |
| Pos kosong | Ketahuan setelah ada masalah | Notifikasi saat satpam belum absen |
| Rekap bulanan | Dihitung manual | Otomatis, ekspor ke Excel |
Mencoba dengan SatpamPro
Di SatpamPro, absensi selfie dan GPS di dalam area lokasi, penolakan Fake GPS, jadwal shift, peringatan satpam belum absen, cuti, dan rekap kehadiran ke Excel termasuk dalam paket Basic, mulai Rp10.000 per satpam per bulan. Paket tahunan dibayar di muka dengan harga 10 bulan untuk 12 bulan. Bandingkan paket Gratis, Basic, Pro, dan Enterprise di halaman SatpamPro.